A maior parte da confusão na cobrança vem de um único erro: usar o nome de documento errado. Orçamento não é fatura. Estimativa não é orçamento. Recibo não é confirmação de fatura. Cada um traz um compromisso diferente, e o cliente lê cada um de um jeito. Mande o documento errado e você ou parece amador, ou se prende sem querer a um preço que não consegue cumprir.
Veja, em linguagem simples, cada documento de cobrança que um freelancer ou uma pequena empresa usa, para que ele serve de verdade e o momento exato de enviá-lo.
Orçamento
Um orçamento é uma oferta de preço fechado. Você está dizendo: "Se você aceitar, o preço é X." Depois que o cliente aceita, o preço é vinculante e você não pode aumentá-lo depois sem mais nem menos. Use um orçamento quando o escopo estiver bem definido e você tiver segurança sobre o tempo necessário.
- Inclui: itens, preços, total, prazo de validade e condições de aceite
- Enviado: antes de começar o trabalho, quando o escopo está fechado
- Valor legal: vinculante depois de aceito
Estimativa
Uma estimativa é um palpite bem fundamentado e, por natureza, flexível. Use quando você consegue dimensionar o trabalho por alto, mas só vai saber as horas exatas quando estiver dentro do problema. O cliente deve saber que a estimativa pode mudar à medida que o escopo fica mais claro.
- Inclui: itens aproximados, preços de referência, premissas e uma faixa de valores
- Enviada: na fase de descoberta, quando o escopo ainda está mudando
- Valor legal: não é vinculante, mas deve ser honesta
Proposta
Uma proposta é um orçamento com contexto. Ela explica o problema, a sua abordagem, as entregas, o cronograma e o preço, nessa ordem. Use quando o trabalho é consultivo ou estratégico e você precisa vender a sua abordagem, não só as suas horas.
Pedido de compra (PO)
O pedido de compra é um documento do cliente, não seu. Depois de aceitar seu orçamento ou proposta, empresas maiores emitem um pedido de compra dizendo: "Aprovamos você para fazer o trabalho X por Y reais ou dólares." O número do pedido então aparece na sua fatura. Se o cliente trabalha com pedidos de compra, você não consegue faturar sem um: sua fatura simplesmente fica parada na fila.
Fatura
A fatura é um pedido de pagamento, enviado depois que o trabalho é entregue (ou quando um marco é atingido). Ela diz: "Você me deve X, e é exatamente assim que pode pagar." A fatura é um registro financeiro com valor legal: tanto o fisco do seu lado quanto o do cliente vão tratá-la assim.
- Inclui: número da fatura, datas, itens, totais, impostos e instruções de pagamento
- Enviada: quando o trabalho (ou o marco) está concluído e o pagamento é devido
- Valor legal: uma cobrança de pagamento exigível
Fatura pró-forma
A fatura pró-forma parece uma fatura, mas não é um pedido de pagamento: é uma prévia. Use quando o cliente precisa ver como será a fatura final para aprovação interna ou para a alfândega, antes da entrega de produtos ou serviços. É comum no comércio exterior e rara no trabalho freelance de serviços.
Recibo
O recibo confirma que o pagamento foi recebido. Ele vem depois que a fatura é paga, não antes. É curto: só confirma o valor, a data e a referência. É o documento que o cliente vai usar para lançar a despesa na contabilidade dele.
- Inclui: valor recebido, data do pagamento, referência ao número da fatura e forma de pagamento
- Enviado: logo depois que o pagamento é compensado
- Valor legal: comprovante de quitação
Nota de crédito
Se você precisa devolver dinheiro ou reduzir o valor de uma fatura já enviada, não edite a original: emita uma nota de crédito. Ela faz referência à fatura original e reduz o valor devido ou devolve um valor já pago. Editar uma fatura já enviada cria duas versões do mesmo documento, o que vira um pesadelo contábil no fim do ano.
A sequência na vida real
Este é o fluxo típico de documentos num trabalho freelance: você envia uma proposta, o cliente aceita e, se for o caso, emite um pedido de compra, você faz o trabalho, envia uma fatura com o número do pedido, o cliente paga, você manda um recibo e o trabalho é encerrado. Se for preciso devolver algo no meio do caminho, entra uma nota de crédito.
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