La mayor parte de la confusión en la facturación viene de un solo error: usar el nombre de documento equivocado. Un presupuesto no es una factura. Una estimación no es un presupuesto. Un recibo no es la confirmación de una factura. Cada uno implica un compromiso distinto y los clientes los leen de forma diferente. Si envías el equivocado, o pareces poco profesional o te atas sin querer a un precio que no puedes cumplir.
Aquí tienes, sin tecnicismos, cada documento de facturación que usa un autónomo o una pequeña empresa, para qué sirve de verdad y el momento exacto en que hay que enviarlo.
Presupuesto
Un presupuesto es una oferta de precio cerrado. Estás diciendo: «Si aceptas esto, el precio es X». Una vez aceptado, el precio es vinculante y no puedes subirlo después sin más. Usa un presupuesto cuando el alcance esté bien definido y tengas claro el tiempo que te llevará.
- Incluye: conceptos, precios, total, periodo de validez y condiciones de aceptación
- Se envía: antes de empezar a trabajar, cuando el alcance está cerrado
- Valor legal: vinculante una vez aceptado
Estimación
Una estimación es un cálculo aproximado y, por diseño, flexible. Úsala cuando puedas dimensionar el trabajo a grandes rasgos pero no sabrás las horas exactas hasta meterte en el problema. El cliente debe saber que la estimación puede cambiar a medida que se concreta el alcance.
- Incluye: conceptos aproximados, precios orientativos, supuestos y un rango
- Se envía: en la fase inicial, cuando el alcance aún se está definiendo
- Valor legal: no es vinculante, pero debe ser honesta
Propuesta
Una propuesta es un presupuesto con contexto. Explica el problema, tu enfoque, los entregables, el calendario y el precio, en ese orden. Úsala cuando el trabajo sea de consultoría o estratégico y necesites vender tu enfoque, no solo tus horas.
Orden de compra (pedido)
La orden de compra es un documento del cliente, no tuyo. Tras aceptar tu presupuesto o propuesta, las empresas grandes emiten una orden de compra que dice: «Te hemos aprobado para hacer el trabajo X por Y euros o dólares». El número de pedido aparece después en tu factura. Si un cliente trabaja con órdenes de compra, no puedes facturar sin ella: tu factura se quedará en la cola.
Factura
Una factura es una solicitud de pago que se envía después de entregar el trabajo (o al alcanzar un hito). Dice: «Me debes X y así es exactamente como puedes pagarme». La factura es un registro financiero con valor legal: tanto tu administración tributaria como la del cliente la tratarán como tal.
- Incluye: número de factura, fechas, conceptos, totales, impuestos e instrucciones de pago
- Se envía: cuando el trabajo (o el hito) está terminado y el pago es exigible
- Valor legal: una reclamación de pago exigible
Factura proforma
Una factura proforma parece una factura, pero no es una solicitud de pago: es una vista previa. Úsala cuando el cliente necesite ver cómo será la factura final para su aprobación interna o para aduanas, antes de entregar los bienes o servicios. Es habitual en el comercio internacional y poco frecuente en el trabajo autónomo de servicios.
Recibo
Un recibo confirma que se ha recibido el pago. Llega después de pagar la factura, no antes. Es breve: solo reconoce el importe, la fecha y la referencia. Es el documento que el cliente usará para registrar el gasto en su contabilidad.
- Incluye: importe recibido, fecha del pago, referencia al número de factura y forma de pago
- Se envía: justo después de que se haga efectivo el pago
- Valor legal: prueba de que la deuda está saldada
Factura rectificativa (nota de crédito)
Si necesitas devolver dinero o reducir el importe de una factura ya enviada, no edites la original: emite una factura rectificativa. Hace referencia a la factura original y reduce el importe adeudado o devuelve una cantidad ya pagada. Editar una factura ya enviada crea dos versiones del mismo documento, lo que es una pesadilla contable a final de año.
La secuencia en la vida real
Este es el flujo típico de documentos en un encargo de autónomo: envías una propuesta, el cliente la acepta y, si procede, emite una orden de compra, haces el trabajo, envías una factura con el número de pedido, el cliente paga, le envías un recibo y el encargo se cierra. Si a mitad de camino hay que devolver algo, entra en juego una factura rectificativa.
Saber qué documento corresponde a cada momento es la mitad de parecer profesional. InvoiceNexora se encarga de la parte de facturación de forma limpia (PDF con tu marca, numeración correlativa, varias monedas y seguimiento del estado), así que el resto de tus herramientas solo tiene que cubrir los presupuestos y los recibos.
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