Die meisten Missverständnisse bei der Abrechnung gehen auf einen einzigen Fehler zurück: den falschen Dokumentnamen. Ein Angebot ist keine Rechnung. Ein Kostenvoranschlag ist kein Angebot. Eine Quittung ist keine Bestätigung einer Rechnung. Jedes Dokument bedeutet eine andere Verpflichtung, und Kunden lesen sie unterschiedlich. Landet das falsche im Postfach, wirken Sie entweder unprofessionell – oder binden sich versehentlich an einen Preis, den Sie nicht halten können.
Hier jedes Abrechnungsdokument, das Freelancer und Kleinunternehmen nutzen, verständlich erklärt: wofür es wirklich da ist und wann genau Sie es verschicken.
Angebot
Ein Angebot ist ein Festpreisangebot. Sie sagen: „Wenn Sie annehmen, kostet es X.“ Nimmt der Kunde an, ist der Preis verbindlich – Sie können ihn später nicht stillschweigend erhöhen. Nutzen Sie ein Angebot, wenn der Umfang klar definiert ist und Sie den Zeitaufwand sicher einschätzen können.
- Enthält: Positionen, Preise, Gesamtsumme, Gültigkeitsdauer, Annahmebedingungen
- Versendet: vor Arbeitsbeginn, wenn der Umfang feststeht
- Rechtliche Wirkung: verbindlich nach Annahme
Kostenvoranschlag
Ein Kostenvoranschlag ist eine fundierte Schätzung – bewusst flexibel. Nutzen Sie ihn, wenn Sie den Aufwand grob einschätzen können, die genauen Stunden aber erst kennen, wenn Sie mitten in der Aufgabe stecken. Der Kunde sollte wissen, dass sich der Voranschlag ändern kann, sobald der Umfang klarer wird.
- Enthält: grobe Positionen, Richtpreise, Annahmen, eine Spanne
- Versendet: in der Klärungsphase, wenn der Umfang noch in Bewegung ist
- Rechtliche Wirkung: unverbindlich, sollte aber ehrlich sein
Projektvorschlag
Ein Projektvorschlag ist ein Angebot mit Kontext. Er erklärt das Problem, Ihren Ansatz, die Ergebnisse, den Zeitplan und den Preis – in dieser Reihenfolge. Nutzen Sie ihn, wenn die Arbeit beratend oder strategisch ist und Sie Ihren Ansatz verkaufen müssen, nicht nur Ihre Stunden.
Bestellung (Purchase Order)
Eine Bestellung ist das Dokument des Kunden, nicht Ihres. Nach Annahme Ihres Angebots stellen größere Unternehmen eine Bestellung aus: „Wir beauftragen Sie mit Arbeit X für Y Euro.“ Die Bestellnummer erscheint dann auf Ihrer Rechnung. Arbeitet ein Kunde mit Bestellungen, können Sie ohne sie nicht abrechnen – Ihre Rechnung bleibt einfach in der Warteschlange liegen.
Rechnung
Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die nach Lieferung der Leistung (oder nach Erreichen eines Meilensteins) verschickt wird. Sie sagt: „Sie schulden mir X, und so zahlen Sie.“ Eine Rechnung ist ein rechtlich relevanter Finanzbeleg – Ihr Finanzamt und das des Kunden behandeln sie auch so.
- Enthält: Rechnungsnummer, Daten, Positionen, Summen, Steuer, Zahlungshinweise
- Versendet: wenn die Leistung (oder der Meilenstein) erbracht und die Zahlung fällig ist
- Rechtliche Wirkung: eine durchsetzbare Zahlungsforderung
Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine Zahlungsaufforderung – sondern eine Vorschau. Nutzen Sie sie, wenn der Kunde vor der Lieferung von Waren oder Leistungen sehen muss, wie die endgültige Rechnung aussieht, etwa für interne Freigaben oder den Zoll. Im internationalen Handel ist sie üblich, bei reinen Dienstleistungen selten.
Quittung
Eine Quittung bestätigt den Zahlungseingang. Sie kommt nach der Bezahlung der Rechnung, nicht davor. Sie ist kurz und bestätigt nur Betrag, Datum und Referenz. Der Kunde nutzt sie, um die Ausgabe in seiner Buchhaltung zu belegen.
- Enthält: erhaltenen Betrag, Zahlungsdatum, Bezug zur Rechnungsnummer, Zahlungsart
- Versendet: sofort nach Zahlungseingang
- Rechtliche Wirkung: Nachweis der Begleichung
Gutschrift / Rechnungskorrektur
Wenn Sie eine bereits verschickte Rechnung erstatten oder reduzieren müssen, ändern Sie nicht das Original – Sie stellen eine Rechnungskorrektur (Stornorechnung bzw. Gutschrift) aus. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnung und mindert den offenen Betrag oder erstattet einen bereits gezahlten. Wer eine verschickte Rechnung bearbeitet, erzeugt zwei Versionen desselben Dokuments – ein Albtraum beim Jahresabschluss.
Die Reihenfolge in der Praxis
So sieht der typische Dokumentenfluss eines Freelance-Auftrags aus: Sie verschicken einen Projektvorschlag, der Kunde nimmt an und stellt gegebenenfalls eine Bestellung aus, Sie erledigen die Arbeit, schicken eine Rechnung mit Bestellnummer, der Kunde zahlt, Sie senden eine Quittung, und der Auftrag ist abgeschlossen. Muss zwischendurch etwas erstattet werden, kommt eine Rechnungskorrektur dazu.
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