La plupart des confusions en facturation viennent d'une seule erreur : utiliser le mauvais nom de document. Un devis n'est pas une facture. Une estimation n'est pas un devis. Un reçu n'est pas la confirmation d'une facture. Chacun implique un engagement différent, et les clients les lisent différemment. Envoyez le mauvais, et soit vous paraissez amateur, soit vous vous engagez sans le vouloir sur un prix intenable.
Voici, en termes simples, chaque document de facturation qu'utilise un freelance ou une petite entreprise, son véritable rôle et le moment exact où l'envoyer.
Devis
Un devis est une offre à prix ferme. Vous dites : « Si vous acceptez, le prix est X. » Une fois accepté, le prix engage les deux parties : vous ne pouvez pas l'augmenter discrètement ensuite. Utilisez un devis quand le périmètre est clairement défini et que vous maîtrisez le temps nécessaire.
- Contient : lignes de prestations, prix, total, durée de validité, conditions d'acceptation
- Envoyé : avant le début du travail, quand le périmètre est figé
- Valeur juridique : engageant une fois accepté
Estimation
Une estimation est une évaluation raisonnée, souple par nature. Utilisez-la quand vous pouvez dimensionner le travail dans les grandes lignes sans connaître le nombre exact d'heures avant d'être dans le vif du sujet. Le client doit savoir que l'estimation peut évoluer à mesure que le périmètre se précise.
- Contient : lignes approximatives, prix indicatifs, hypothèses, fourchette
- Envoyée : en phase de cadrage, quand le périmètre bouge encore
- Valeur juridique : non engageante, mais doit être honnête
Proposition commerciale
Une proposition commerciale est un devis avec du contexte. Elle expose le problème, votre approche, les livrables, le calendrier et le prix, dans cet ordre. Utilisez-la quand la mission relève du conseil ou de la stratégie et que vous devez vendre votre approche, pas seulement vos heures.
Bon de commande
Le bon de commande est un document du client, pas le vôtre. Après avoir accepté votre devis ou votre proposition, les grandes entreprises émettent un bon de commande qui dit : « Nous vous autorisons à réaliser le travail X pour Y euros. » Son numéro figure ensuite sur votre facture. Si un client travaille avec des bons de commande, vous ne pouvez pas facturer sans : votre facture restera simplement en attente.
Facture
Une facture est une demande de paiement, envoyée après la livraison du travail (ou l'atteinte d'un jalon). Elle dit : « Vous me devez X, et voici exactement comment payer. » C'est une pièce comptable et juridique : votre administration fiscale comme celle du client la traiteront comme telle.
- Contient : numéro de facture, dates, lignes, totaux, TVA, instructions de paiement
- Envoyée : quand le travail (ou le jalon) est terminé et le paiement exigible
- Valeur juridique : une demande de paiement exigible
Facture proforma
Une facture proforma ressemble à une facture mais n'est pas une demande de paiement : c'est un aperçu. Utilisez-la quand le client doit voir à quoi ressemblera la facture finale pour une validation interne ou pour la douane, avant la livraison des biens ou services. Elle est courante dans le commerce international et rare dans le freelance de services.
Reçu
Un reçu confirme que le paiement a été encaissé. Il arrive après le règlement de la facture, jamais avant. Il est court : il atteste simplement le montant, la date et la référence. C'est le document que le client utilisera pour justifier la dépense dans sa comptabilité.
- Contient : montant reçu, date du paiement, référence du numéro de facture, moyen de paiement
- Envoyé : dès que le paiement est encaissé
- Valeur juridique : preuve du règlement
Avoir
Si vous devez rembourser ou réduire une facture déjà envoyée, ne modifiez pas l'originale : émettez un avoir. Il fait référence à la facture d'origine et réduit le montant dû ou rembourse une somme déjà payée. Modifier une facture déjà envoyée crée deux versions du même document, un vrai cauchemar comptable en fin d'année.
La séquence dans la vraie vie
Voici le circuit type des documents pour une mission en freelance : vous envoyez une proposition, le client l'accepte et émet éventuellement un bon de commande, vous réalisez le travail, vous envoyez une facture qui reprend le numéro de commande, le client paie, vous envoyez un reçu et la mission est close. Si un remboursement s'impose en cours de route, un avoir vient s'insérer.
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