Der Wechsel zwischen Hochphasen und Flaute ist das größte Risiko für Freelancer und unabhängige Berater. In einem Monat stellen Sie bei mehreren knappen Deadlines 12.000 $ in Rechnung, im nächsten warten Sie wochenlang auf Zusagen, während die Rücklagen schrumpfen. Das Gegenmittel heißt Retainer.
Retainer verwandeln einzelne Projektaufträge in wiederkehrende, planbare Einnahmen. Die Abrechnung verlangt aber klarere Positionen als eine gewöhnliche Stundenrechnung. Ist Ihre Retainer-Rechnung vage, kann der Kunde leicht bezweifeln, ob er für seine Verpflichtung einen angemessenen Gegenwert erhalten hat.
Die drei Arten von Freelance-Retainern
Klären Sie vor dem Rechnungsversand, welcher Retainer-Struktur Ihr Auftrag folgt:
- 01Verfügbarkeits-Retainer: üblich bei erfahrenen Beratern, Rechtsberatern und Interim-Führungskräften. Der Kunde zahlt eine feste Monatspauschale (z. B. 3.500 $/Monat), nur um bevorzugten Zugang zu Ihrer strategischen Beratung zu haben.
- 02Stundenkontingent-Retainer: Der Kunde zahlt monatlich ein festes Stundenkontingent im Voraus (z. B. 20 Stunden à 150 $ = 3.000 $/Monat). Nicht genutzte Stunden verfallen meist zum Monatsende.
- 03Leistungsbasierter Retainer: üblich bei kreativen Leistungen, Content-Produktion und Softwarewartung (z. B. „4 Fachartikel und ein monatliches SEO-Audit für 4.000 $/Monat“).
So formulieren Sie die Positionen einer Retainer-Rechnung
Eine Retainer-Rechnung sollte den genauen Leistungszeitraum nennen und angeben, ob die Pauschale im Voraus zahlbar ist:
- Beispiel Verfügbarkeits-Retainer: „Monatlicher Retainer für strategische Beratung – reservierte Begleitung der Geschäftsführung im Zeitraum 1.–31. Juli 2026. Betrag: 3.500,00 $.“
- Beispiel Stunden-Retainer: „Retainer für dedizierte Entwicklung – Kontingent von bis zu 25 Entwicklungsstunden für Juli 2026. Betrag: 3.750,00 $. (Mehrstunden werden mit 175 $/Std. bei 15 Tagen Zahlungsziel abgerechnet.)“
- Beispiel Meilensteinrechnung: „Lieferung Meilenstein Phase 2: Freigabe der Architekturspezifikation und Fertigstellung des Datenbankschemas (gemäß Vereinbarung vom 12. Mai 2026). Betrag: 4.500,00 $.“
Goldene Regeln für die Retainer-Abrechnung
- Immer im Voraus abrechnen: Versenden Sie Retainer-Rechnungen 7 bis 10 Tage vor Monatsbeginn, fällig am 1. Erbringen Sie Retainer-Leistungen nie, bevor sie abgerechnet sind.
- Übertragungsregeln schriftlich festhalten: Legen Sie klar fest, ob ungenutzte Stunden verfallen oder übertragen werden. In der Beratung ist es üblich, sie nicht zu übertragen, um Ihre Kapazität zu schützen.
- Leistungsumfang abgrenzen: Halten Sie fest, dass Anfragen außerhalb des Retainers separat angeboten werden, um schleichende Ausweitung zu vermeiden.
Häufige Fragen
Wann sollte eine Retainer-Rechnung verschickt werden?
Retainer-Rechnungen sollten zwischen dem 20. und 25. des Vormonats gestellt werden und am 1. fällig sein. So ist das Geld da, bevor der Leistungszeitraum beginnt.
Was passiert, wenn ein Kunde seine Retainer-Stunden nicht nutzt?
In üblichen Beratungsverträgen werden ungenutzte Stunden nicht in Folgemonate übertragen. Der Kunde zahlt für Ihre reservierte Kapazität und Verfügbarkeit – unabhängig davon, ob er alle Stunden nutzt.
Retainer bringen finanzielle Stabilität und schaffen tiefes Vertrauen beim Kunden. Gestalten Sie Ihre Vereinbarungen klar, rechnen Sie im Voraus ab und halten Sie einen verlässlichen Rechnungsrhythmus.
App herunterladen
Senden Sie professionelle Rechnungen mit Ihrem Branding in unter einer Minute.
Rechnungen vom Smartphone für Selbstständige und kleine Unternehmen. Vorlagen, Kunden, mehrere Währungen und klare Zahlungsübersicht – alles auf dem Smartphone. Dieser Artikel ist der Plan. Die App ist die Abkürzung.
